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装订会计凭证的几个小诀窍

日期:2015-11-3 21:24:40 / 人气: / 标签:广州代理记账

装订会计凭证的几个小诀窍

装订会计凭证的几个小诀窍

会计凭证装订是件简单繁琐的手工活,很多人都会,但是在信息化日益完善的今天,多数人对此不屑一顾。会计凭证至少要保存15年,这期间不知有多少人要翻看,因此会计凭证的装订决不能被忽视。下面就凭证装订工作中遇到的一些问题发表一下我的看法。

一、单张凭证的整理装订前如何保存凭证?

凭证生成到凭证装订成册有时间间隔,这期间如何保存凭证?我认为凭证应在会计制单的时候就粘贴完毕,“成品”后往下传,凭证装订员在接到凭证时就立即将凭证用凭证机压起来,这样才有利于单张凭证的保管和下一步的装订。否则,追求完美的成册凭证,无异于舍源求末,是不会有满意的结果的。首先我们分享一个问题:凭证要不要粘贴?

有人喜欢将大小不一的原始凭证折叠成记账凭证大小,然后用曲别针别起来,认为不用胶水粘贴可以避免胶水干结造成的不平整。我认为凭证还是粘贴为好:首先可以保证凭证的完整性,一份凭证粘贴整齐,页次、附件都固定下来了,有效地避免页次错乱、附件缺失;再者,一份凭证粘贴完毕,一眼就看出整不整齐;曲别针夹会照成不平整,去掉曲别针也方便用重物挤压。至于因为胶水干结造成不平整,可以通过减少胶水的使用量、在粘贴好后立即用重物压紧避免。综上所述:凭证还是粘贴为好。

那么既然要贴,怎样粘贴好呢?

首先说凭证附件粘贴的顺序。附件的粘贴顺序虽说没有文件硬性规定,但我们本着常理,还是讲个顺序为好,举例说明,若是一张原材料挂账的凭证,附件粘贴的先后顺序应是:发票、发票清单、入库单、合同。而不应一张凭证看到最后才发现发票。所以,一个原则:按每个附件的重要程度的顺序粘贴。

有人习惯装订凭证的时候,在凭证装订部位加厚薄不一的纸片,这是因为附件没顶头贴造成的,凭证厚度不一,装订后会出现“小头大肚子”的现象,只有通过在“头部”加纸调整。但是我发现,如果附件从粘贴单左边边界线开始贴起,并适当多贴几张,就能保证一份凭证左右厚度一致。要注意的是附件左端重要的经济信息,应避免因装订被覆盖;自制的原始单据应留有装订位置。

二、成册凭证的装订如何保证成册凭证的完整?

有时订完凭证才发现少了一份,或凭证串号,不得不拆本重订,很是郁闷!我有一个法宝,可以避免这个问题,就是坚持在凭证成册前的最后一刻检查一次凭证号。说完也许就有人笑了,这算什么法宝!如果认为再检查是重复劳动,而忽略这个步骤,那么就不能保证不出问题。方法很简单,就看你做不做!所以,要想一劳永逸,这一遍是绝对不能少的。

如何提高凭证装订的完美度?

方法一:在凭证封皮固定前按上数码,避免成册后数码按错造成的不美观甚至返工。凭证封皮上的日期、册次、凭证号码都需用数码章一个一个的盖,很容易出错。有时一本凭证装订完毕,却因不小心按错数码而留有遗憾,若在成册前就按数码,就是错了,另换一张,也很方便,不会有返不返工的纠结。

方法二:以右、下两面为基准追求凭证四面齐。我们装订凭证,要追求四面都整齐,但有时却因实际情况所限达不到,那至少要做到右、下两面齐。一本凭证平放在桌上,四面中最先映入眼帘的是凭证的下边,所以下面齐不齐对凭证装订质量有很大影响。右边对齐,就是左边不太齐也好处理,可以在装订成本后用刀片对左边打磨,直到平整为止。这样不仅做到了三面齐,而且被打磨过的切面也好粘贴封皮。

方法三:用尺子打造完美装订线。在凭证封皮涂上胶水还未干之前,可以用两个塑料尺对装订部位进行打磨,就像用瓦刀砌墙一样,装出来的凭证有楞有角,可以和书本媲美。

都说凭证装订是会计基础工作的一个缩影,我认为很确切,因为从一个单位凭证装的好坏就能看出这个团队团结与否。从严把经办人附件粘贴关,到会计制单整理凭证,再到装订员装订,这期间要经过好几个人,好几道程序,无论那一道程序出了问题,都不会有最后完美的结果。凭证装的好不是凭证装订人员一个人的功劳,而是整个团队团结协作的结果。

作者:浩晨财务

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